Software in plaats van draaischijf

Vorig artikel Volgend artikel

Vroeg of laat staat elk bedrijf voor de keus: investeren in een nieuwe telefooncentrale of kiezen voor iets heel anders, Voice over IP (VoIP) bijvoorbeeld? De keus is vandaag de dag een stuk eenvoudiger. VoIP is namelijk zo volwassen, dat het een traditionele centrale met gemak volledig vervangt.

Voordat je direct de overstap gaat maken is het raadzaam te bepalen welke telefoniefunctionaliteit je eigenlijk nodig hebt. Ga je één-op-één over en behoud je daarmee ongeveer dezelfde mogelijkheden? Of durf je een stap verder te gaan? Ik neem je graag mee door de voordelen en extra mogelijkheden van VoIP voor jouw organisatie.

De ’traditionele’ (PBX-)telefooncentrales voor bedrijven zijn inmiddels zo goed als uitgestorven. Digitale systemen bieden vandaag de dag namelijk dezelfde kwaliteit. Bovendien biedt de technologie veel extra functionaliteiten. Deels komt de ontwikkeling naar digitaal voort uit het particuliere gebruik van applicaties als Skype en Facetime. Het leek dan ook een kwestie van tijd voordat ook het bedrijfsleven deze moderne vorm van telefonie zou omarmen. Lange tijd bleven ondernemingen er echter van overtuigd, dat er een traditionele koperlijn nodig was voor een stabiele en betrouwbare verbinding. De nadelen van het oude – wellicht nog niet afgeschreven PBX-systeem – namen ze daarbij nog even voor lief. Dit is aan het veranderen.

Naadloze integratie
Wie herkent het niet: de telefoniste die je wanhopig probeert door te verbinden, maar vanaf haar plek geen idee heeft of jouw contactpersoon eigenlijk wel aanwezig is? Het gevolg: diverse antwoordapparaten en eindeloos rinkelende telefoons. Een groot voordeel van nieuwe digitale systemen is dat ze naadloos zijn geïntegreerd met Outlook. De aanwezigheid is daarmee direct in de agenda zichtbaar en inkomende gesprekken zijn eventueel automatisch door te schakelen naar mobiel. Zo krijgen bellers vrijwel altijd de gewenste persoon aan de lijn; met een gelijke geluidskwaliteit, waar de gebelde zich ook bevindt. Het nieuwe werken, iemand?

Eigen apparaten
De IT-afdeling van bedrijven staat vaak niet te springen om allerlei privétoestellen van werknemers binnen de onderneming te moeten gebruiken. Toch maken moderne oplossingen het al mogelijk om bijvoorbeeld tablets of smartphones als ‘headset’ te gebruiken – en dat simpelweg binnen het bedrijfsnetwerk. Iets wat met een traditionele telefooncentrale onmogelijk bleek. Laat staan dat er een vrije keuze was in accessoires. Zo kiezen werknemers tegenwoordig bijvoorbeeld zelf hun merk hoofdtelefoon.

Andere voordelen van VoIP zijn evident: registreer alle gesprekken, gebruik digitale antwoordapparaten, stuur gemiste oproepen automatisch naar het postvak van Outlook. Kortom: een volledige integratie met de bestaande en door het merendeel van werkend Nederland gebruikte kantoorautomatisering is mogelijk.

Microsoft en telefonie
Analisten fronsten in 2007 de wenkbrauwen: Microsoft gaat telefoniediensten leveren? Inmiddels blijkt het een goede beslissing, met name dankzij de kracht van de combinatie: Windows+Outlook+Telefonie=Lync. Er zijn weliswaar meer fabrikanten die telefonie naar de pc of notebook brachten. Lync kon echter zomaar de beslissende keus van Microsoft blijken te zijn. Juist omdat het integreert met die businesstools die vrijwel elke werknemer gebruikt. Daar komt nog eens bij dat de nieuwe Lync2013-versieook nog eens probleemloze communicatie biedt met tablets en smartphones.

Bijkomend voordeel van de Lync-oplossing van Microsoft is dat de ontwerperscommunity momenteel eigen oplossingen aan het bouwen is. Deze zijn als ‘schil’ om het Lync-platform te plaatsen. Daarmee zijn lang geleden gedane beloftes eindelijk ingelost; eindgebruikers maken zelf de keuze waarmee ze willen werken. Zo zie je maar, we groeiden op met draaischijven en grijze telefoonhardware. Software heeft dit domein echter definitief overgenomen en breekt door op alle devices.

VoIP-Setup
Luc Joziasse

Reageren is uitgeschakeld omdat er geen cookies opgeslagen worden.

Cookies toestaan Meer informatie over cookies